Cómo Conducir Reuniones Efectivas

Juan Manso
Profesor Carrera de Servicio Social

Introducción
Las nuevas actividades administrativas que han venido asumiendo en los últimos años los profesionales del trabajo social, especialmente en los contextos empresariales (Di Carlo, 1997), exigen de éstos el uso frecuente de la realización de reuniones.

Las reuniones constituyen una herramienta administrativa de gran valor (Cook, 1995; Hindle, 1998; Keith, 1995; Barbum, 1994; Antony, 1976). Pueden ser una oportunidad para poner en práctica la filosofía de gestión participativa; proporcionan la posibilidad de solucionar un gran número de
necesidades, tanto de la organización como de los individuos; ayudan a desarrollar equipos de trabajo; proporcionan a las personas oportunidades para aprender unas de otras, al trabajar unidas; permiten a los individuos compartir ideas, expresar sentimientos y apoyo mutuo; y contribuyen a que las personas se comprometan con los resultados de las ideas que han
contribuido a generar. Como señalan Portwood y Miller (1976:109) "las reuniones proporcionan una excelente oportunidad para fortalecer el "contrato psicologico" individuo-organización, toda vez que hay pocas experiencias en los contextos laborales que puedan igualar los sentimientos de buena voluntad, satisfacción y camaradería que surgen al final de una reunión en la que los participantes se han sentido escuchados, apreciados y han logrado una meta mutuamente importante".

No obstante las potenciales bondades de las reuniones, en la práctica diaria se ven demasiados casos de reuniones que significan un despilfarro de tiempo, dinero y de energía sin mayores beneficios para nadie. Es frecuente, al final de las reuniones escuchar comentarios tales como "Que pérdida de tiempo"; "Ya se había tomado una decisión antes de que llegaramos"; "Que fastidio"; "Mejor hubiera dedicado mi tiempo a otros asuntos más importantes".

¿Porque fracasan las reuniones y que se puede hacer para mejorarlas? ¿Cuales son las reglas para llevar a cabo una buena reunión? Las que se proponen a continuación son elementales y fáciles de aplicar, aunque con frecuencia se las ignora.

TENER UNA RAZON LOGICA QUE JUSTIFIQUE EL COSTO DE REALIZAR LA REUNION
PLANIFICAR LA REUNION
DIRIGIENDO LA REUNION
CUANDO LA REUNION HA TERMINADO, DARLE FIN
SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS
CONCLUSIONES
REFERENCIAS

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