Usuario objetivo de FileNet

Su objetivo es mantener una estructura de directorios inventariada en una base de datos relacional o en el peor de los casos una carpeta compartida en la red bastante organizada y dividida en innumerables carpetas; todo con el fin de evitar información dispersa, duplicada, en diferentes formatos, mal clasificada, bajo performance y pocas herramientas de administración. Debido a lo anterior el usuario objetivo de FileNet son empresas que presentan este tipo de problemas, alta transferencia de documentos en su red interna, obtención rápida de información, manejo de procesos, etc.

A continuación se muestra en la figura la pirámide de soluciones software de una empresa, donde se aprecia el uso de FileNet Workflow para el Control de flujo y FileNet Saros para el Control de actividad.

Plataformas en las que trabaja FileNet

FileNet lleva la composición de imágenes de documentos a múltiples plataformas de estación de trabajo de industrias estándar con las bibliotecas de aplicaciones WorkFlo^®, interfaces de programación de aplicaciones (API) para el software de Servicios de administración de imagen de FileNet.

Requerimientos para implementar el servicio FileNet

Ambiente Operativo Standard: Incluye sistemas como IBM AIX, Hewlett Packard HP-UX, Sun Solaris, Microsoft Windows NT and Microsoft Windows 2000.

 Plataformas Cliente:  Compatibilidad completa con aplicaciones Windows. El cliente requiere un navegador para conectarse al servidor que soporte HTML 3.2, HTTP 1.1, y JavaScript.

 Redes: Popular LAN/WAN tecnologías incluyendo Ethernet, Token Ring, FDDI, ISDN, T1 y Frame Relay.

 Protocolos de Red: TCP/IP.

 Sistemas de Manejo de Base de datos: Oracle, SQL Server y SQL server 2000.

 Formato de Documentos: TIFF, CALS, JPEG, o archivos de texto. IDM Desktop viewer soporta 200 formatos comunes de documentos.

 Periféricos: IS soporta un arreglo de disqueteras ópticas, scanners e impresoras.

Características importantes que distinguen a FileNet

 a) Soporte a los clientes
FileNet da soporte a sus clientes en todos los idiomas. Habiendo obtenido la certificación del prestigioso programa de Certificación de prácticas para los centros de soporte (SCP), los Centros de servicio al cliente de todo el mundo emplean una serie rigurosa de estándares de rendimiento.

 b) Servicios profesionales
FileNet proporciona servicios profesionales de primer nivel y formación de consultoría al proveer servicios empaquetados y una integración de sistema a través de un conocimiento profundo de los productos ECM extendidos; concentrándose en el rendimiento de la inversión junto con la rápida generalización, migración y conversión del sistema.

c) Capacitación
FileNet ofrece 26 sitios alrededor del mundo que garantizan una capacitación conveniente, rentable y personalizada para sus clientes y asociados. También se dispone de opciones de aprendizaje a distancia, incluyendo formación en línea y clases virtuales.

Ejemplo de un producto FileNet (Panagon)

La idea es ejemplificar a traves de una aplicación el uso que se la da a FileNet en un caso práctico.

¿Qué es Panagon?

Panagon es un sistema manejador de documentos electrónicos que fue desarrollado por FileNet, Panagon permite almacenar, modificar y recuperar documentos electrónicos. El principal objetivo es proveer fácil acceso a documentos almacenados en cualquier lugar en una organización a través de la Web. Documentos, dentro de esta instancia, hace referencia a cualquier tipo de archivo electrónico estándar que contiene información que se desea compartir o preservar para un uso futuro.

¿Cómo está organizado Panagon?

Panagon es organizado en forma de una serie de bibliotecas. Cada biblioteca guarda una colección de documentos. Dentro de cada biblioteca, los documentos son usualmente organizados por  folders, muchos de ellos se encuentran en el disco duro. Por consiguiente, dentro de un fólder, se pueden encontrar diversos documentos. Los documentos pueden ser de cualquier tipo de archivo, por ejemplo: Word, Excel, PowerPoint, etc. Panagon es suficientemente flexible para manejar arriba de 200 tipos de archivos diferentes. Los documentos son típicamente abiertos en sus formas nativas. Cuando cabe la posibilidad de que una aplicación no exista para abrir un documento, Panagon provee un visor para abrir el documento.  

Trabajando con Panagon

 Panagon es una vía disponible para trabajar en Intranet y la aplicación puede ser abierta de diversas maneras:

    Escribiendo la dirección exacta en alguna aplicación ó

    Seleccionando un link creado previamente en el menú Favoritos de Internet Explorer.

Acceso a las biblitecas

 Cuando se accede a Panagon, se mostrará la siguiente página de inicio. Para acceder a una biblioteca específica,  se necesitará de una contraseña. Esto es porque el acceso a cada biblioteca es restringido a los usuarios.

La ventana de Panagon con énfasis en la barra de bibliotecas

Aunque hay una gran variedad de bibliotecas, solo se podrán acceso a aquellas en la que se está registrado y se tiene una contraseña.

Pasos para tener acceso a una biblioteca

1. Dar clic en el icono que representa la biblioteca a la que deseas entrar. Se mostrará una ventana como la siguiente:

2. 
   Teclear la información que se pide.
3. Dar clic en OK.

Ahora se tendrá acceso a los documentos que se encuentran dentro de la biblioteca.

 Ventana de Panagon después de teclear el user name y password correctamente.

Se puede tener acceso a más de una biblioteca al mismo tiempo. Sin embargo, si no se tiene acceso a una biblioteca por algún motivo, la entrada va ser  denegada y el siguiente diálogo aparecerá.

La barra de herramientas de Panagon

La barra de herramientas de Panagon ayuda a completar el manejo de las tareas de un documento. La barra de herramientas aparece fuera de la barra de herramientas de Internet Explorer. Cada icono representa una tarea que se puede realizar.

Descripción de la barra de herramientas.

Nombre	Descripción
Logoff	Cierra la sesión actual de Panagon.
Search Mode	La primera despliega una ventana de búsqueda con específicas herramientas dentro de la actual ventana de búsqueda.
Refresh	Asegura que la vista de la biblioteca seleccionada refleje todos los cambios hechos por otros usuarios.
New Folder	Agrega nuevos subfolders al folder actual.
Add Document	Agrega un nuevo documento.
New Search Window	Abre una nueva ventana de búsqueda.
Checkout List	Muestra información relacionada con los documentos que están siendo verificados por el usuario actual (por ejemplo: el nombre del documento, ID, número de versión, tipo de documento y fecha de la última revisión del documento).

Barra de herramientas para la manipulación de documentos

Nombre	Descripción
View	Abre el documento seleccionado en una ventana aparte o bien, guarda el archivo en el dispositivo seleccionado.
Open	Abre el documento seleccionado en una ventana aparte de Internet Explorer usando el documento en la aplicación nativa. Si la aplicación nativa no está disponible, por default se abre en el propio visor de Panagon.
Checkout	Guarda el documento seleccionado.
Checkout and Open	Guarda el documento actual y luego abre el archivo en una ventana aparte.
Version List	Lista información de la versión previa del  documento.
Copy	Copia el actual archivo a otro folder dentro de una biblioteca.
Copy Local	Copia el archivo actual a un disco local, como C por ejemplo.
Copy Local and Open	Cumple la misma función que la herramienta “Local tool”, pero abre el archivo en una ventana aparte de Internet Explorer.
Move	Mueve el archivo actual a otra ubicación.
Remove From Folder	Remueve el archivo seleccionado del archivo actual.
Delete	Borra el objeto seleccionado.
Properties	Despliega un dialogo que muestra las propiedades del archivo actual.
Bookmark	Guarda la ubicación actual en la opción Favoritos de Internet Explorer o en el bookmark para búsquedas posteriores.
Mail	Abre una ventana de correo e inserta el URL del documento actual.
URL Alert	Muestra una ventana que indica los URLs usados.
Help	Abre una ventana de ayuda.

La organización de bibliotecas

El sistema de Panagon está organizado en una colección de documentos llamadas bibliotecas. Una biblioteca es equivalente a una base de datos de documentos, que se necesita de una clave y contraseña para poder acceder a ella. Dentro de cada biblioteca los documentos se encuentran organizados dentro de folders, mucho mejor ordenados que en disco duro o un área compartida.

La comunidad ténica

La biblioteca técnica, que ha sido agregada para servir como guía, está organizada en cuatro folders:

Directorio	Descripción
Community Library	Información pública disponible a cualquiera usuario.
Community Stored Searches	Búsquedas que tiene una amplia aplicación.
Documents in Progress	Documentos que aún no han sido editados, documentos que están en proceso de ser completados o reexaminados.
Organizational Library	Versiones editadas de documentos que en su versión final son aprovados.