I. Proceso general de adquisiciones

Un proceso de adquisición consta, en general, de los siguientes pasos:

1. Selección de la Modalidad de adquisición, dependiendo del monto involucrado en la compra
2. Confección de los Documentos de Licitación, en base a los documentos estándar
3. Publicidad : avisos y carta
4. Venta de documentos de licitación
5. Recepción de las ofertas
6. Apertura de las ofertas
7. Evaluación de ofertas y pre-adjudicación o rechazo
8. Adjudicación
9. Firma del contrato
10. Devolución de ofertas
11. Recepción del producto

      Volver

II. Modalidades de Adquisición de Bienes y Obras

La adquisición de bienes y la contratación de obras civiles para los componentes de equipamiento e infraestructura se hará mediante alguna de las siguientes 5 modalidades:

• Licitación Pública Internacional (LPI).
• Licitación Internacional Limitada ( LIL),
• Licitación Pública Nacional (LPN)
• Comparación de Precios o Cotizaciones (sólo para bienes)
• Contratación de Obras Menores mediante Comparación de Precios (sólo para obras civiles).

    Volver

III. MONTOS LIMITES PARA CADA MODALIDAD DE LICITACION

Para cada una de las modalidades señaladas en el punto II, existen montos límites máximos y mínimos para utilizarlos en la compra de bienes o en la contratación de obras:

 Volver

IV. Documentos Estándar de Licitación y Adquisición

Cada uno de los procedimientos señalados en la tabla anterior, tiene un documento estándar asociado, que cuenta con la No Objeción del Banco Mundial. Estos documentos son de uso obligatorio para todos los componentes del programa Mecesup, y se adjuntarán a éstos las especificaciones técnicas, planos y todo documento necesario para realizar la licitación.

Estos documentos estándar están conformados de varias secciones temáticas. Algunas de ellas son estándar y no se pueden modificar; y algunas pueden incluir las características específicas de cada adquisición y deben ser completadas para cada proceso de licitación por quién corresponda.

Existen, por lo tanto, 7 documentos estándar, uno para cada procedimiento de adquisición de obras y bienes que se diferencian por las secciones que incluyen y su complejidad que varían dependiendo del monto involucrado en la compra. Los Documentos de licitación son:

Se utiliza para obras por montos superiores a US$350.000.- y menores a US$5.000.000.- con Contratos a suma alzada. Las partes y secciones que incluye este documento son:

Llamado a licitación

Los primeros documentos que debe completar el licitante son: el llamado a licitación, los datos de la licitación y los datos del contrato, además de las secciones 5-6 que se refieren a especificaciones técnicas y los planos.

Se utiliza para bienes por montos superiores a US$100.000.- y menores a US$350.000.-. En los documentos de licitación se estipulan los bienes que se requieren, los procedimientos de la licitación y las condiciones contractuales. Las partes y secciones que incluye este documento son:

Se utiliza para la adquisición de equipamiento científico mayor, independientes de su monto, cuando el equipo a adquirir: tenga un valor pequeño que no justifique la LPI; haya solamente un número reducido de proveedores; u otra razón excepcional. Este documento tiene las mismas secciones que el documento de LPN de bienes, excepto que se cambia la sección 1, el Llamado de licitación, por una Carta de Invitación.

Se utiliza para la contratación de obras por montos superiores a US$30.000.- y menores a US$350.000.-. Las partes que incluye este documento son: La Invitación, las Condiciones del Contrato y los Formularios.

Se utiliza para la adquisición de bienes por montos superiores a US$15.000.- y menores a US$100.000.-. Las partes que incluye este documento son: Invitación, Anexo 1: Listado de bienes, especificaciones técnicas y servicios conexos; Anexo 2: Condiciones de Compra.

Se utiliza para bienes por montos superiores o iguales a US$350.000.- En los documentos de licitación se estipulan los bienes que se requieren, los procedimientos de la licitación y las condiciones contractuales. Las partes y secciones que incluye este documento son las mismas que las de los documentos de LPN bienes con la excepción de que incluye más cláusulas referentes a preferencia nacionales, monedas de pago, formularios, etc, por tratarse de una licitación internacional.

     Volver

V. Proceso de Revisión Previa
(Esquema General de Adquisición y Revisión Previa)

La Revisión Previa es un procedimiento mediante el cual el Banco Mundial/Unidad Coordinadora MECESUP (BM/UCP), según corresponda, expresa su conformidad ante un documento o procedimiento determinado.

El Jefe de componente y responsables de la Institución de Educación Superior (IES), debe remitir una carta o e-mail a la Secretaría Ejecutiva de la UCP con la documentación correspondiente a cada etapa en que se requiera la no objeción. La UCP es la encargada de gestionar la no objeción al Banco Mundial en los casos que corresponda. Una vez que los antecedentes hayan sido revisados y la BM/UCP otorgue la No Objeción, la UCP remitirá al Jefe de componente o responsables en las IES, la no objeción o los comentarios que el BM/UCP pueda formular. Los responsables de las adquisiciones deberán hacer las adiciones, supresiones o modificaciones que se señalen en dicha carta.

Las revisiones previas, por parte del Banco Mundial, se harán en los siguientes casos:

La no Objeción, se llevará a cabo en ciertos pasos específicos de la licitación, a saber, antes de llamar a licitación, donde el BM/UCP deberá dar su no objeción a los documentos de licitación, y luego se pedirá No Objeción a la evaluación de las ofertas, a la propuesta de adjudicación y al modelo de contrato propuesto, para finalmente enviar al BM/UCP una copia del contrato firmado.

Para cada uno de los casos que requieren No Objeción, se deberán enviar a la UCP los documentos que se indican:

     Volver

VI. Plan de Adquisiciones

Para organizar la implementación del proyecto en lo que respecta a las adquisiciones, es necesario, primero que todo, elaborar un programa de lo que se va a adquirir por año durante la vida del proyecto. En esta programación se debe identificar que adquisición se hará por LPI, LIL, LPN o comparación de precios para Obras y Bienes (Consultores sólo para Otros componentes). Este plan tiene como fin aclarar una programación de los tiempos que toman las adquisiciones y por lo tanto poder anticipar todas las actividades así como los recursos necesarios para cada adquisición. El plan de adquisiciones debe servir a la IES/UCP para tener una idea de cuando debe iniciar los procesos para tener los bienes/obras terminados en las fechas esperadas y contar con el presupuesto necesario con la suficiente antelación. La IES/UCP debe tener en cuenta todos los pasos necesarios de cada caso para su aprobación y ejecución. No todos los procesos necesitan las mismas etapas.

El Plan debe ser aprobado por BM/UCP antes de hacer cualquier adquisición. El plan sirve para identificar de antemano, entre otras cosas, aquellos procesos que requerirán revisión previa por BM/UCP. La presentación del Plan de Adquisición es obligatoria para todos los Proyectos y componentes y debe estar aprobada por BM/UCP antes del inicio de cada año.

2. Dependiendo de la complejidad de la adquisición se deberá estimar el tiempo necesario para confeccionar los documentos de licitación. (generalmente entre 15 - 30 días)

3. La No Objeción será para las adquisiciones sujetas a revisión previa según lo indicado en el Manual de Operaciones del Fono Competitivo. Los documentos de licitación deben ser recibidos en Washington con antelación (en promedio 60 días antes de la fecha de apertura de ofertas). Esto dará el tiempo suficiente para revisarlos y efectuar comentarios, y proveer suficiente tiempo al Proyecto para efectuar los cambios requeridos cuando el proceso esté sujeto a Revisión Previa

4. El Llamado Específico a Licitación debe ser publicado para atraer oferentes para una adquisición determinada. En caso de licitaciones internacionales, el Llamado debe ser publicado en un periódico de circulación nacional en el país del Prestatario y podrá enviar tales llamados a licitación a las embajadas y a los representantes comerciales de países que cuenten con probables proveedores y contratistas. Tales llamados se enviarán también a quienes hayan expresado interés en el anuncio general de adquisiciones. Además, el Banco alienta la publicación de los llamados a licitación internacional en el Development Businees. Para tal efecto, el Proyecto debe hacer llegar al Banco la versión final de los documentos de licitación 45 días antes de la fecha en la que se desea publicar. En caso de licitaciones locales, basta con publicar el aviso de licitación en al menos un periódico de circulación nacional.

5. Los documentos de licitación deben ser puestos a la venta el mismo día en que el aviso del Llamado a Licitación es publicado en Development Business o los periódicos locales

6. La fecha de clausura para la recepción de ofertas debe ser no antes de 45 días luego de la fecha en que los documentos hayan sido puestos a la venta, para licitaciones internacional y de 30 días para licitaciones naciones. Las ofertas deberán ser abiertas inmediatamente después de que venza el plazo de recepción de ofertas
7. El informe de evaluación debe ser recibido por el Banco a más tardar 45 días después de la fecha de apertura de ofertas o con suficiente antelación a la fecha de vencimiento de la validez de las ofertas.
8. Durante el período de validez de las ofertas la UCP/BIRF, cuando corresponda, deberán dar la "no-objeción" a la recomendación para adjudicación de contrato efectuada por el Proyecto.
9. Una copia de cada uno de los contratos firmados deben ser recibidos por el Banco a más tardar 30 días después de que la "no-objeción" a la recomendación para adjudicación de contrato efectuada por el Proyecto haya sido comunicada por el Banco.

     Volver

VII Resumen de Modalidades, Montos límite, Revisión previa, Procedimientos y Responsabilidades en la Adquisición de Bienes.

     Volver

VIII Resumen de Modalidad, Montos límite, Revisión previa, Procedimientos y Responsabilidades en la Contratación de Obras.

    Volver